Сегодня невозможно себе представить профессиональную деятельность без общения по электронной почте с партнерами, клиентами, коллегами или поставщиками. Поэтому то, что мы пишем в письме, и как мы его пишем, определяет наш профессионализм.
1. ТЕМА ПИСЬМА — ЭТО САМАЯ ВАЖНАЯ ЕГО ЧАСТЬ.
Обязательно обращайте внимание на тему письма. Тема — это самая заметная и важная часть письма. Тема письма может повлиять на то, будет ли ваше письмо прочитано, или оно будет отложено на потом, а может, и вообще удаленно. При этом важно, чтобы тема письма точно отражала его содержание, в противном случае вы будете выглядеть непрофессионально. Поэтому не ленитесь, уделите время и внимание написанию темы.
2. РЕАГИРУЙТЕ БЫСТРО.
Если вы получили письмо, на которое необходимо ответить, или в письме вас просят совершить какое-либо действие, требующие от вас определенных временных затрат — ответьте на письмо сразу, указав на то, что вы его прочитали и приступили к работе. Также укажите ориентировочное время, когда вы сможете сделать то, что от вас требуется. Это сразу же подчеркнет ваше ответственное отношение к делу и создаст уверенность в вас.
3. ЖИВОЕ ОБЩЕНИЕ ПОМОГАЕТ.
Если вы видите, что в ходе переписки возникает недопонимание, не нужно в ответ писать объемные письма с объяснениями. Лучше позвоните и непосредственно обсудите все вопросы, постарайтесь разъяснить свою позицию, и только потом напишите подытоживающее письмо.
4. КРАТКОСТЬ — СЕСТРА ТАЛАНТА!
Пишите простые и легко воспринимаемые тексты. Все предложения должны быть содержательными, но при этом краткими и понятными. Если вы видите, что предложение получилось слишком сложным и объемным, разбейте его на несколько более простых предложений.
Структурируйте письмо и описывайте все детали, необходимые для того, чтобы читатель быстро понял, о чем речь. Пишите сообщения кратко и по существу. После того, как вы напишите текст, проверьте, какие слова можно убрать так, чтобы смысл сообщения при этом не изменился, и, если такие есть, смело убирайте их. Чем лаконичнее письмо, тем профессиональнее вы выглядите.
5. ЭМОЦИИ — ГЛАВНЫЕ ВРАГИ ПРОФЕССИОНАЛА.
Не заряжайте ваши письма эмоциями, особенно, если они негативные. Если вы чувствуете, что пишете письмо, испытывая эмоции, особенно такие как злость, раздраженность, растерянность, возмущение — отложите его и вернитесь к написанию письма только после того, как вы полностью успокоитесь. Эмоционально заряженные письма обычно создают впечатление, что написаны дилетантом, они не рациональны. Все письма, независимо от вашего отношения к получателю, должны быть вежливыми.
6. УВАЖАЙТЕ ЧИТАТЕЛЯ.
Не используйте слэнг, специфичные термины, сокращения и аббревиатуры, которые могут быть не известны читателю, так как они будут вызывать у него только раздражение.
7. ОШИБКИ! САДИСЬ, ДВОЙКА!
Обязательно, прежде чем отправлять, вычитайте письмо и проверьте грамматику и орфографию. Пользуйтесь инструментами проверки правописания, установленными на вашем компьютере.
Ошибки сразу создают впечатление, что письмо написано непрофессионалом, и вызывают недоверие к вам.
8. СКРОМНОСТЬ = ПРОФЕССИОНАЛИЗМ!
Минимизируйте использование разных стилей в письме. Письмо, написанное одним шрифтом, одного размера и на белом фоне, выглядит профессиональнее. Старайтесь не выделять слова курсивом, подчеркиванием, цветом, жирным, увеличенным или уменьшенным шрифтом. Используйте для этого только заглавные буквы. Фон профессионального письма должен быть белым, без каких-либо декораций и дополнительного оформления. Не используйте необычные шрифты.
9. ФОРМАЛЬНОСТЬ И СТИЛЬ.
Формализуйте ваши письма. Они всегда должны начинаться с приветствия, затем, с нового абзаца, текст письма, и в конце, опять же с нового абзаца, завершение в следующем виде:
С уважением,
Имя
10. ВИЗИТКА В ПОДПИСИ.
Всегда завершайте письмо подписью. В подписи обязательно должна содержаться информация о названии компании, телефонах и адресе. Формализуйте подпись: она должна быть одинаковая во всех письмах и одного формата с подписями ваших коллег.